Øverste ledelsesorgan er den årlige generalforsamling, som vælger ledelse vedtager strategi, budget og regnskaber.
Lokalt vælges et repræsentantskab med repræsentanter for de lokale medlemsbutikker, shoppere og andre interessenter med tilknytning til lokalsamfundet.
Vedtægter for
Selskabet er et anpartsselskab, hvis navn er:
(Distrikt)My-Local-Shop.com ApS
Selskabet har hjemsted i (AAAAA) Kommune.
Selskabets kapital er nominelt kr 40.000 ved stiftelsen.
kapitalen består af:
20.000 A-anparter, som hver giver 2 stemmer ved generalforsamlingen.
20.000 B-anparter, som hver giver 1 stemme ved generalforsamlingen
Selskabets formål er i samarbejde mellem de lokale fysiske udvalgsbutikker at benytte IT-systemet My-local-shop.com til at styrke de lokale fysiske butikkers konkurrenceevne overfor større kæder og landsdækkende samt international e-handel.
Netværket My-Local-shop.com skal sikre lokale udvalgsbutikker og specialforretninger en optimal markedsføring og en tæt kontakt til sine brugere/kunder via Smart Phones, Tablets og Personlige Computere og dermed sikre stor kundeloyalitet og større handel mellem butik og forbruger i lokalområdet. Selskabet skal sikre målrettet og billig markedsføring af den lokale handel samt Café, restaurant og kulturlivet i distriktet.
Selskabet skal operere en ny forretningsmodel ved at benytte IT-Cloud systemet My-local-shop.com. Via systemet tiltrædes et landsdækkende og Paneuropæisk samarbejde og på den måde medvirker selskabet til en decentralisering af den økonomiske vækst.
Selskabet har ved etableringen tiltrådt en uopsigelig Samarbejdsaftale om koncept, drift, udvikling og vedligeholdelse af IT-systemet, APP’s samt operationel administration med selskabet MLS-Tech ApS CVR 37218030, som har udviklet konceptet og ejer alle immaterielle rettigheder.
Der henviser til Drifts og vedligeholdelsesaftalen af den 1. september 2022.
Selskabet skal hurtigst muligt etablere en bæredygtig Co2 neutral ”samme dags distribution” mellem butik og forbruger.
Enhver, der har tilmeldt sig Netværket som enten lokal butik, leverandør, 3. part, kulturinstitution, forening eller lokal forbruger er medlem. Kommercielle partnere skal have betalt oprettelsesgebyr og 1. rate af medlemskontingentet for at være aktivt medlem. Et hvert medlem har stemmeret til det lokale repræsentantskab, men ikke til generalforsamlingen. Kun anpartshavere har stemmeret ved den årlige lokale generalforsamling. Kommercielle medlemmer har pligt til at købe og besidde mindst 2 og maksimum 10 A-anparter i selskabet. Shoppere/forbrugere har ret til at købe op til 10 B-anparter i selskabet.
Anpartshaverne får stemmeret i henhold til nedenstående regler.
Butikker: 2 A-anparter giver 4 stemmer pr. anpart svarende til 4 stemmer ved generalforsamling
Shopper: 1 B-anpart giver 1 stemme ved generalforsamlingen. Shopper har ikke pligt til at købe anparter, men kan efter eget valg købe op til 10 anparter pr. person.
Landsdækkende 3. parter Brands/Leverandør: 1 A-anpart, med ret til at være repræsenteret i distriktet giver 2. stemmer pr. anpart ved generalforsamlingen. Landsdækkende 3. parter kan frit vælge hvilke distrikter de vil være repræsenteret i.
Lokale 3. parter: 2 A-anparter giver 4 stemmer ved generalforsamlingen.
Stiftende selskaber (MLS Tech ) kan efter 2 år maksimum besidde 15% af anpartskapitalen.
Medlemmet får tilsendt anpartsbevis på anskaffede anparter via e-mail i PDF-format. Anparterne er frit omsættelige mellem medlemmerne af My-local-shop.com/distrikt.
Selskabet fører en nøjagtig anpartsfortegnelse over anparter og stemmerettigheder i selskabets elektroniske anpartsbog, som leveres som en del af driftsaftalen.
Selskabets medlemmer er defineret således:
Har ret til at markedsføre butikken og sit vareudbud samt deltage i alle Netværkets aktiviteter, der er beskrevet på Andelsselskabets hjemmeside my-local-shop.com og prisfastsat på den årlige generalforsamling. Lokale butikker som er fysiske nonfood forretninger i distriktet deltager i netværkets bonusordning, hvor hovedparten af indbetalingerne for aktiviteter og kontingent fordeles tilbage til Shoppere som rabat der udløses efter køb i lokale butikker. Alle butikker har egen præsentationsside på my-local-shop.com hjemmeside og APP.
Har ret til at deltage i Netværkets bonusordninger og andre aktiviteter der udbydes af Netværkets butikker og andre aktører.
Selskabet fører for hver Shopper en konto over optjent og forbrugt bonus.
Selskabet fører for hver Shopper en konto over optjent og forbrugt café/restaurantpenge. Selskabet fører regnskab med Shoppers fundne og indhentede rabatordninger mellem en specifik butik og den enkelte Shopper.
M.L.S management er ansvarlig for at stille IT systemer og rådgivning til rådighed for lokalselskabets administration og regnskab.
Har ret til at markedsføre sin virksomhed med dens service og vareudbud. Leverandører kan markedsføre sine brands mv. gennem de enkelte butikker eller som bannerreklame på hjemmeside og APP. Alle 3. parter har egen præsentationsside på my-local-shop.com hjemmeside og APP. Leverandører skal være medlem pr. brand og/eller pr. leverandør. Landsdækkende 3. parter kan frit vælge i hvilke distrikter de vil have medejerskab, men betaler medlemskontingent til de distrikter, hvor de er repræsenteret med brands med mindst en butik.
Lokale 3. parter:
Til hvert distrikt er tilknyttet en eller flere ambassadører, som er personer eller virksomheder, der arbejder med lokal support, uddannelse og hjælp til medlemmerne (butikker og deres personale). Ambassadøren skal ligeledes godkende og verificere at ansøgerbutik er en ægte del af lokalsamfundet og omfattet af reglerne for medlemskab
Lokale butikker, landsdækkende 3. parter og Lokale 3. parter er som fællesbetegnelse defineret som "Kommercielle medlemmer”.
Andelsselskabets formål er jf. §2 at skabe bedre konkurrenceevne hos de lokale fysiske butikker og skabe større loyalitet mellem butik og forbruger i lokalsamfundet.
Alle medlemmer på nær Shoppere betaler årligt kontingent som fastsættes af generalforsamlingen. Det tilstræbes at der arbejdes med ens satser i hele det landsdækkende netværk, hvorfor priser og satser koordineres med MLS-Tech ApS jvf. drifts og support aftalen.
Alle medlemmer betaler et gebyr for de kontaktaktiviteter, de deltager i. De enkelte gebyrer forelægges af bestyrelsen og godkendes en gang årligt på generalforsamlingen.
20-25 % af indbetalingerne betales i afgift til MLS-Tech som afsættes i en Bonusfond som en forpligtelse for selskabet. Resten af indtægterne fordeles afsættes som bonus til Shopperne. Mindst 80% af månedens afsatte bonus fordeles til Shopperne i forhold til hvor meget den enkelte shopper i måneden har handlet i tilknyttede forretninger. Den fordelte bonus udbetales kontant som rabat til Shopper umiddelbart efter at en handel er foretaget i en medlemsbutik. Tilbagebetalingssatsen vurderes og fastsættes hvert år af generalforsamlingen. Bonus der ikke overføres til Shoppere som forpligtelse for selskabet overgår til selskabets frie bonusfond. Det er bestyrelsens ansvar hvordan den frie bonusfond skal anvendes. Hver Shopper har en bonuskonto som registrerer optjent bonus minus forbrugt bonus. Shoppers bonuskonto tilføres ved forbrugerens tilmelding en startbonus. Det er bestyrelsens ansvar at beslutte startbonusens størrelse. Ved selskabets stiftelse er denne bonus på kr. 500.
Det er legeledes bestyrelsens ansvar at beslutte gevinststørrelse fra et startbingo spil som alle tilbydes at deltage i. Reglerne for Bingo spillet og mulige gevinster besluttes af bestyrelsen og fremgår af My-local.shop.com hjemmesiden. Shopper kan til enhver tid se sin egen bonus saldo på My-local-shop APP’en. Ved indmeldelsen bekræfter butikken ønsker at deltage i bonusprogrammet.
For at sikre det klassiske handels- og cafémiljø i lokalområdet har selskabet en café og restaurantions fond. Af alle medlems shopperes køb i medlemsbutikker betaler butikken en mindre % del af bruttobeløbet til kundens personlige Café- og Restaurant konto.Ved selskabets stiftelse er denne procentdel fastsat til 0,5 % til både Café og Kultur konto. Shopper kan anvende opsparede penge på disse konti som betaling for køb på cafeer, restauranter og som entrébetaling og køb i kulturvirksomheder. Satserne fastsættes årligt af bestyrelsen og godkendes på generalforsamlingen. Det er frivilligt for butikkeen om den vil deltage Café og Kultur programmet. Ved indmeldingen vælger butikken om den vil deltage i Café og restaurantbonusordningen Butikken skal ved dens indgang og på hjemmesiden oplyse om den er med i Café- og Kulturprogrammet.
For enhver af selskabets forpligtelser hæfter medlemmerne alene med den i selskabet indskudte kapital.
Ved indmeldelse udleveres vedtægter, regulativ og gældende takstblad til butikker, leverandører og 3.parter. Ved indmeldelse er medlemmerne forpligtet til at opdatere sin profil på my-local-shop.com hjemmesiden via brugernavn og adgangskode. Startbonus for Shopper vil først være til rådighed, når Shoppers profil er fuldt opdateret og godkendt af systemet.
Bestyrelsen er forpligtet til at udarbejde og løbende opdatere regler for persondata samt sikre at alle GDPR-regler overholdes.
Ethvert medlem indtræder med alle de rettigheder og forpligtelser, der fremgår af den af generalforsamlingen vedtaget bonusrettigheder og takster herunder betaling af årskontingent, samt af nærværende vedtægter.
Såfremt et medlem overdrager sin virksomhed til en ny ejer, er medlemmet forpligtet til at drage omsorg for, at den nye ejer indtræder i medlemmets forpligtelser over for selskabet. Når selskabet modtager meddelelse om ejerskifte, ophører det tidligere medlems rettigheder og forpligtelser over for selskabet. Tilmeldingsgebyr og anparter overdrages til den nye ejer som en del af butikkens aktiver.
En Shopper/forbruger kan ikke overdrage sit medlemskab til en anden forbruger men mister sine rettigheder ved opsigelse. En Shopper/forbruger kan ved flytning tage sit medlemskab og bonusopsparing med til det nye distrikt.
En Shoppers anparter i det givne distrikt, skal afhændes ved flytning, udmeldelse eller eksklusion ved overtrædelse af My-local-shop.com regelsæt.
Udtræden af selskabet kan ske ved virksomhedens eller butikkens ophør eller salg. Udtrædelse skal ske ved skriftlig meddelelse med 2 måneders varsel til den sidste i en måned, før den nye kvartalsperiode begynder. Shoppere/forbrugere kan udtræde/udmelde sig med 1 måneds varsel til den sidste dato i en kalendermåned. Ved udtrædelse nulstilles medlemmets bonuskonti og saldoen overgår til selskabets frie bonusfond. Shopper er således selv ansvarlig for at bruge den optjente bonus inden medlemsskabet ophører.
Ved udtræden kan der ikke udbetales eller udloddes andel i selskabets formue, ligesom eventuelle omkostninger afholdes af medlemmet. Ved salg eller overdragelse af forretningen til en anden juridisk enhed, kan anparterne og medlemskabet frit overdrages til de nye ejere. Et ejerskifte skal inden 8 dage meddeles til M.L.S. Management på e-mail info@my-local-shop.dk
Alle medlemmer og anpartshavere kan frit sælge eller overdrage anparter til andre medlemmer af det lokale netværk, dog kun til en medlem som er berettiget til samme Anpartstype som en selv, hvilket betyder:
B-anparter mellem Shoppere og / selskabet selv.
A-anparter: mellem Butikker, 3.parter, Ambassadører og Selskabet selv.
Prisen på overdragelsen kan frit aftales. På den lokale side af my-local-shop.com, vil der være en ”børs” side, hvor sælgere kan udbyde deres anparter og købere kan anmode om at købe anparter. På siden vil det fremgå hvilken pris de pågældende type anparter kan sælges for. Ledelsen i MLS-Tech ApS beregner og beslutter en gang om året hvad kursen på henholdsvis A og B anparter. Beregningen tager udgangspunkt i den årlige ændring i lokalselskabets egenkapital.
Ved selskabets stiftelse er kursen på anparterne fastsat til:
A-anparter kurs 2.000
B-anparter kurs. 500
Generalforsamlingen er selskabets højeste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i april måned på en fysisk lokation centralt i distriktet.
Indkaldelse til generalforsamlinger, såvel ordinære som ekstraordinære, sker med mindst 21 dages varsel ved særskilt meddelelse til hvert enkelt medlem eller ved annoncering på selskabets hjemmeside www.my-Local-Shop.com/distrikt med angivelse af dagsorden.
Revideret regnskab, skal fremlægges på selskabets hjemmeside senest 14 dage før generalforsamlingen.
Forslag skal, for at kunne nå at blive behandles på den ordinære generalforsamling, sendes til bestyrelsen senest 21 dage før afholdelse af generalforsamlingen. Rettidigt indkomne forslag skal sammen med revideret regnskab og forslag til budget vedlægges indkaldelsen.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen senest 3 uger (21 dage) før afholdelse.
Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, når mindst
30% af medlemmerne fremsætter skriftligt forlangende herom til bestyrelsen, ledsaget af en skriftlig dagsorden.
Ekstraordinær generalforsamling kan også indkaldes hvis et flertal i bestyrelsen beslutter sig herfor.
I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes inden to måneder efter modtagelsen af den skriftlige begæring, og dagsordenen skal udsendes med indkaldelsen.
De på generalforsamlingen trufne beslutninger indføres i referat, der underskrives af dirigenten.
Hvert medlem besidder de stemmer som fremgår af nærværende vedtægter.
En A-anpart giver 2 stemmer ved generalforsamlingen.
En B-anpart giver 1 stemme ved generalforsamlingen.
Et medlem kan afgive stemme ved skriftlig fuldmagt. Et medlem kan dog udover egne stemmer kun afgive stemmer fra én fuldmagt med det fuldmagtsgivende medlems antal stemmer
Ethvert medlem kan kræve hemmelig afstemning. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed.
Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages, når mindst 2/3 af de stemmeberettigede
er til stede, og når mindst 2/3 af disse stemmer for.
Er kun den anden af disse betingelser opfyldt, kan forslaget vedtages på en efterfølgende ekstraordinær eller næste års ordinære generalforsamling med 2/3 af de afgivne stemmer, uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede.
Selskabets bestyrelse består af 7 medlemmer, valgt blandt medlemmerne for 2 år ad gangen, idet der hvert år på den ordinære generalforsamling afgår skiftevis.
5 medlemmer i ulige kalenderår og 4 medlemmer i lige kalenderår. Et bestyrelsesmedlem kan genvælges for 3 perioder af 2 år. Efter en pause på 2 år kan medlemmer genvælges for endnu 3 perioder. Bestyrelsen konstituerer sig efter hver generalforsamling med Formand, Næstformand, Kasserer og Sekretær. Ved fremtidige valg kan bestyrelsesmedlemmer genopstille med den funktion som de besidder. Nye kandidater kan opstille til specifikke funktioner i bestyrelsen som Formand, Næstformand, Kasserer og Sekretær.
Bestyrelsen skal samles mindst en gang i kvartalet. Sekretæren er ansvarlig for at udarbejde referat af alle bestyrelsesmøder samt på nettet at udgive en kalender for årets bestyrelsesmøder. Kalenderen skal være udarbejdet senest 5 dage efter første bestyrelsesmøde. Referaterne skal arkiveres på selskabets fælles e-arkiv. Sekretæren er ansvarlig for at udsende agenda for det kommende bestyrelsesmøde senest 8 dage før mødet. Sekretæren skal have kontor- og telefontid mindst 3 timer hver uge på hverdage i normal arbejdstid.
Der udbetales som udgangspunkt ikke honorar til bestyrelsen. Generalforsamlingen kan dog fastsætte og beslutte et honorar til formand, næstformand og sekretær.
Bestyrelsens opgaver er bestemt i ”bestyrelsens forretningsorden”, som er et bilag til nærværende vedtægter.
I hvert distrikt som defineres ved et eller flere postnumre vælges et lokalt repræsentantskab på op til 15 medlemmer. Repræsentantskabet kan vælges blandt alle typer af medlemmer, herunder Shoppere. Valget sker digitalt på My-local-shop.com/distrikt's hjemmeside, hvor hvert distrikt har sin egen blog. Kandidater som ønsker at stille op til valget registrerer sig på APP'en med lidt information om sig selv og begrundelse for opstillelsen. Hvert medlem har 1 stemme uanset status og anpartsbesidelse til valget af medlemmer til repræsentantskabet.
Medlemmer af repræsentantskabet afholder jævnligt frokostmøder hos en lokal restauratør eller cafe, hvor den lokale operation og aktiviteter drøftes. Den lokale ambassadør og en repræsentant for ledelsen i MLS-Tech ApS skal deltage i disse møder hvis det ønskes. Ved hvert repræsentantskabsmøde vælges en ordstyrer, der fører referat og efter mødet koordineres ideer, forslag og kritik med bestyrelsen af distrikts-anpartsselskabet og/eller den operationelle ledelse i driftsoperatøren MLS-Tech ApS, samt planlægger og indkalder til næste repræsentantskabsmøde. Ordstyren fremlægger ved sidste repræsentantskabsmøde en liste over de meldte kandidater og lægger dem ind i systemet senest 10 dage inden generalforsamlingen med henblik på at alle medlemmer kan stemme på en kandidat via nettet inden generalforsamlingen. Hvis et medlem som ikke er anpartshaver og således ikke kan deltage i generalforsamlingen ønsker at stille op til repræsentantsskabet, skal vedkommende senest 14 dage før generalforsamlingen, sende en e-mail med en kort beskrivelse til Repræsentantskabet, som vil registrere kandidaten til valget.
Det lokale repræsentantskab skal koordinere aktiviteterne i distriktet i tæt samarbejde med den lokale ambassadør og bestyrelse. Repræsentantskabet skal ligeledes udvikle og udtænke ny funktionalitet til netværket. Bestyrelsen og repræsentantskabet har jævnligt adgang til møder med ledelsen i M.L.S. Management ApS, der står for udvikling, drift og vedligeholdelse af IT-Netværket.
Det lokale repræsentantskab, indsender forslag og emner til den generalforsamlingsvalgte bestyrelse, som den ønsker behandlet. Forslag og emner til Bestyrelse, skal være dens sekretær i hænde senest 14 dage før bestyrelsens næste bestyrelsesmøde.
Hver Shopper Anpart af nom kr. 100 har én stemme ved generalforsamlingen
Et medlem kan afgive stemmer ved skriftlig fuldmagt. Et medlem kan dog ud over egne stemmer kun afgive yderligere én anpartshavers stemmer ved fuldmagt. Bestyrelsen kan dog forvalte og afgive stemme for alle de fuldmagter de modtager skriftligt inden Generalforsamlingen.
Ethvert medlem kan kræve hemmelig afstemning. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed.
Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages, når mindst 2/3 af de stemmeberettigede
er til stede, og når mindst 2/3 af disse stemmer for.
Er kun den anden af disse betingelser opfyldt, kan forslaget vedtages på en efterfølgende ekstraordinær eller næste års ordinære generalforsamling med 2/3 af de afgivne stemmer, uanset antallet af
fremmødte stemmeberettigede.
Selskabet tegnes af formanden eller af 2 bestyrelsesmedlemmer i forening.
Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt køb af anlægsaktiver for mere end kr. 200.000 og ved udstedelse af gældsbeviser kræves dog hele bestyrelsens underskrift på det pågældende bestyrelsens referat.
Bestyrelsen kan meddele prokura til en ansat forretningsfører.
Selskabets regnskabsår løber fra den 1, januar til den 31. december. Første regnskabsår løber fra den 1. juni 2023 til den 31. december 2023.
Selskabet skal til enhver tid have omsætningsaktiver, som kan dække bonusforpligtelser og den kommende måneds licens og support betaling til MLS Management ApS
Den årlige overdækning, der måtte fremkomme efter forsvarlige afskrivninger inklusive opsparingen i den frie bonusfond, kan ikke udbetales til medlemmerne.
Overdækning og fri likviditet skal nedbringes over en passende periode gennem
takstnedsættelser, udlån til butikker og Shoppere samt/eller til investeringer i bæredygtig lager og distributionskapacitet.
Revision af regnskaberne foretages jfr. Generalforsamling beslutning af den/de
generalforsamlingsvalgte ”Godkendte” revisor(er).
Ved selskabets stiftelse er JH Revisionsaktieselskab, 2630 Taastrup, valgt som selskabets revisor
Årsregnskabet underskrives af revisorerne og bestyrelsen.
Opløsning kan kun besluttes, såfremt 3/4 af samtlige stemmeberettigede stemmer derfor og i øvrigt opfylder samme betingelser, som gælder ved vedtægtsændringer.
Ved opløsning af andelsselskabet udloddes egenkapitalen til de, på det pågældende tidspunkt aktive medlemmer i forhold til deres oprindelige kapitalindskud.
Selskabets vedtægter er vedtaget/sidst ændret på den stiftende generalforsamling den 1. juni 2023.
Vedtægterne er besluttet ved den stiftende generalforsamling den 01.06.2023 og træder i kraft med det samme.
[Roskilde] den 01.06.2023
___________________________
Formand: Claes Stig Ruø Jensen
___________________________
Dirigent