bestyrelsens forretningsorden

My-local-shop.com/district ApS

Bestyrelsens forretningsorden.

Nærværende dokument er et bilag til selskabets vedtægter som beskriver bestyrelsen, dens opgaver og ansvar.

Bestyrelsen

Bestyrelsen består af 7 medlemmer som vælges for 2 år ad gangen:

Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse og udpeger direktøren/ sekretæren i selskabet. bestyrelsen beslutter ligeledes om der skal være flere end direktøren som ansat i selskabet. Bestyrelsen fastsætter vederlag og prokura for direktøren.

Bestyrelsen konstituerer sig efter hver generalforsamling med

Formand

Formanden tegner selskabet og er talsmand overfor driftsoperatøren MLS-tech, 3. parter, og myndigheder.

Formanden styrer og faciliterer bestyrelsesmøderne.

Formandens stemme er afgørende, hvis der er stemmelighed i bestyrelsen i tilfælde af at et medlem undlader at stemme.

Formanden modtager som udgangspunkt ikke vederlag. Dog kan generalforsamlingen beslutte et passende vederlag.

Formanden har prokura i forening med et andet bestyrelsesmedlem eller sekretæren/direktøren i selskabet

Næstformand

Næstformanden er substitut for formanden i tilfælde af dennes forfald.

Næstformanden kan tildeles ansvaret for specifikke projektopgaver i bestyrelsen, Næstformanden og Formanden har den løbende daglige kontakt med drifts- og softwareleverandøren MLS-Tech ApS

Kasserer

Er ansvarlig for selskabets regnskabsførelse og den administration, som ikke varetages af drifts- og softwareleverandøren. Kassereren er i tæt kontakt med MLS-Techs Regnskabsafdeling, som er ansvarlig for den daglige bogføring og regnskabsførelse. Kassereren har digital adgang til lokalselskabets bogføringssystem.

Kassereren fremlægger regnskab og budgetter ved generalforsamlingen

Kasseren står for samarbejdet med den valgte revision, samt for indberetninger til selskabsstyrelsen og SKAT.

Sekretær

Sekretæren er ansvarlig for indkaldelser til bestyrelsesmøder samt indkaldelse og afvikling af generalforsamling. Ansvarlig for udgivelse af kalender for bestyrelsesmøder og generalforsamling. Fastsættes og udgives senest 6 dage efter første bestyrelsesmøde.

Sekretæren er ansvarlig for referater og arkivering af referater fa bestyrelsesmøder og generalforsamlinger.

Sekretæren er ansvarlig for distriktets e-mail boks distrikt@my-local-shop.com, herunder at der svares hurtigt og korrekt.

Ansvarlig for medlems- og anpartshaverkartoteket, som operationelt Datamæssigt indeholdes i my-local-shop.com softwaren. Herunder gældende GDPR-regler.

Sekretæren har den daglige kontakt med Drifts- udviklings- og supportvirksomheden MLS Management ApS

Bestyrelsen er ansvarlig for at der føres en god og ordentlig tone på e-mail og medlemmernes Feeds. Bestyrelsen skal foretage de nødvendige aktioner, som f.eks. at udstede advarsel og ved gentagne tilfælde foretage suspendering af medlemmet.

Øvrige medlemmer

Bestyrelsesansvarlige i henhold til normal Governance og Compliance

Bestyrelsesmøder

Der skal afholdes mindst 8 bestyrelsesmøder om året. Bestyrelsen kan indkalde relevante eksterne repræsentanter til møderne med henblik på at tilføre bestyrelsen supplerende kompetence.

Emner som ønskes behandlet af bestyrelsen, skal fremsendes på e-mail til distbest@my-local-shop.com

Honorering af bestyrelsesmedlemmer og administrationens budgetter.

Det er op til bestyrelse og generalforsamling af beslutte om og i hvilket omfang bestyrelsesmedlemmer skal honoreres, samt godkende budget over administrationsomkostninger, herunder bestyrelsens omkostninger.